Hostel-Software für Betten, Zimmer und Gruppen
Einzelplätze im Schlafsaal, Privatzimmer und Gruppen in einem Plan. Der Meldeschein ist ein Baustein, nicht die ganze Software.
In einem Hostel ist das Bett die Einheit, nicht immer das Zimmer. Acht Gäste in einem Saal reisen an verschiedenen Tagen ab. Die Rezeption verkauft daneben Privatzimmer. Eine Schulklasse will Betten, zwei Zimmer für die Begleitung und eine Rechnung. Der Meldeschein kommt dazu, er ersetzt aber nicht Belegung, Kanal und Reinigung.
So sieht der Hostel-Alltag aus
Am Tresen fragen Gäste nach einem Bett für eine Nacht und eine Familie nach einem Zimmer. Im Saal reist Platz 4 ab, die anderen Plätze bleiben belegt. Die Reinigung darf nicht warten, bis der ganze Raum leer ist. Abends kommt eine Portalbuchung für zwei Betten herein, während auf der eigenen Website noch dieselben Plätze als frei stehen würden, wenn der Bestand auseinanderliefe.
Einmal in der Woche steht eine Gruppe im Haus: viele Namen, eine Ansprechperson, eine Rechnung an den Verein. Für Gäste aus dem Ausland liegt zusätzlich der Meldeschein auf dem Weg, für deutsche Gäste seit dem 01.01.2025 nicht mehr als Pflicht. Ob das in Ihrem Haus gilt, klären Sie mit der zuständigen Stelle.
Betten und Zimmer
Schlafsaal, Mehrbettzimmer und Koje sind Kapazitätseinheiten. Jeder Platz ist eine eigene Buchung, parallel im selben Raum. Der Belegungsplan zeigt die Auslastung der Nacht. Privatzimmer liegen als normale Einheiten in demselben Plan. Früh-Anreise und später Check-out sind halbe Tage, ein Platz lässt sich für eine Reparatur sperren.
In der Internet Booking Engine steht, wie viele Plätze frei sind. Der Vistello Lodge Channel Manager gibt dieselben Plätze an Portale weiter, unter anderem Booking.com, Airbnb, Expedia, Google Hotels & Vacation Rentals, HRS, Check24, VRBO, Feratel und Hostelworld. Die Provision bleibt beim Portal. Der Vistello Lodge Channel Manager ist im System enthalten, ohne separaten Software-Vertrag.
Gruppen
Eine Gruppenbuchung fasst mehrere Plätze und Zimmer. Zusatzleistungen, etwa Frühstück, hängen an der jeweiligen Zeile, mit Tagesbestand, wenn das Kontingent begrenzt ist. Die Sammelrechnung stellt alle Positionen zusammen. Zahlt ein Teil der Gruppe selbst, teilt der Rechnungs-Split die Positionen auf eine zweite Rechnung, optional auf einen anderen Gast.
Mehrtägige Seminare und Fahrten mit Teilnehmerlimit, Widget und PDF-Karten liegen unter Veranstaltungen und Seminare. Das ist der Ablauf für Anmeldungen, nicht ein zweites Hostel-Programm.
Reinigung pro Platz
Housekeeping legt Status, Foto und Auftrag pro Platz an. Der Empfang sieht, welcher Platz fertig ist. Wer an dem Tag reinigt, steht im Dienstplan; der Bedarf kommt aus den An- und Abreisen. Der digitale Concierge gibt dem Gast den Zugang zur App. Liegt ein Schloss am Zimmer, öffnet Smart Lock es im Buchungsfenster. Die Hardware bleibt beim Hersteller.
Meldeschein als ein Baustein
Der digitale Meldeschein entsteht aus der Buchung. Der Gast unterschreibt in der App, das PDF wird abgelegt. Ein Versand an eine hinterlegte Adresse ist optional und kein vorgeschriebener Weg zur Meldebehörde. Daneben laufen Übernachtungsabgabe und eSTATISTIK.CORE, jeweils aus denselben Aufenthalten. Die Auswahlkriterien dafür stehen auf Hotelsoftware: worauf achten?.
Hat das Haus eine Vectron-Kasse, erzeugt die Kasse den Lieferschein für Frühstück, Bar oder Restaurant. Die Zimmerrechnung, bei Mehrbett auch getrennt pro Bett, schreibt Vistello Lodge. Die Kasse bleibt das Kassensystem.
- Einzelplatz im Schlafsaal und Privatzimmer im selben Plan
- Freie Plätze in der IBE und im Vistello Lodge Channel Manager
- Gruppenbuchung und Sammelrechnung
- Reinigung pro Platz
- Meldeschein, Abgabe und Statistik als Bausteine, ohne Aufpreis-Modul
Weitere Betriebsarten
Häufige Fragen
Kann ich Betten und Privatzimmer im selben Plan führen?
Ja. Ein Schlafsaal, ein Mehrbettzimmer oder eine Koje ist eine Kapazitätseinheit mit einzeln buchbaren Plätzen. Privatzimmer sind normale Einheiten daneben. Beides steht im selben Belegungsplan.
Wie buche ich eine Gruppe?
Als Gruppenbuchung: mehrere Plätze und Zimmer in einer Gruppe, Zusatzleistungen je Zeile, danach eine Sammelrechnung. Zahlt ein Teil getrennt, teilen Sie die Rechnung über den Rechnungs-Split.
Ist die Hostel-Software nur ein Meldeschein?
Nein. Der digitale Meldeschein ist ein Baustein neben Belegung, Direktbuchung, Vistello Lodge Channel Manager, Housekeeping und Rechnung. Seit dem 01.01.2025 entfällt die Meldepflicht für deutsche Gäste; für Gäste aus dem Ausland bleibt sie. Das ist keine Rechtsberatung.
Gehen Schlafsaalplätze an die Portale?
Ja. Der Vistello Lodge Channel Manager verteilt die freien Plätze mit. In der Internet Booking Engine sieht der Gast, wie viele Plätze frei sind, nicht nur ob ein Zimmer frei ist.
Wird ein Bett gereinigt, während der Saal noch belegt ist?
Ja. Housekeeping legt die Aufgabe pro Platz an. Ein einzelner Platz kann außer Betrieb gehen, ohne den ganzen Saal zu sperren.
Passt das nur für ein kleines Hostel?
Nein. Dieselbe Software gilt von einer einzelnen Einheit bis zur Hotelkette mit mehreren tausend Betten. Ein festes Funktionslimit ist nicht hinterlegt. Ab 55 Einheiten ändert sich der Preis, nicht der Umfang.
Betten und Zimmer in der Demo zeigen
Wir legen einen Schlafsaal mit Einzelplätzen und ein Privatzimmer an und zeigen Gruppe, Reinigung und Meldeschein an diesem Beispiel.
