Dienstplan, Urlaub und Zeiterfassung
Schichten, Urlaub, Stempelzeiten und Reinigungsbedarf im selben System wie die Buchungen – statt Excel an der Pinnwand.
Sonntagabend, der Dienstplan für die nächste Woche hängt noch nicht. Zwei Urlaubswünsche kamen per WhatsApp, eine Aushilfe hat ihre Stunden auf einen Zettel geschrieben, und am Samstag reisen zwölf Einheiten gleichzeitig ab. Wer putzt? Und reicht das bis zum Check-in um 15 Uhr?
Wenn der Dienstplan neben dem System lebt
In vielen Betrieben stehen die Buchungen im PMS, der Dienstplan aber in Excel, die Urlaubsanträge im Chat und die Arbeitszeiten auf Papier. Jede Änderung muss an drei Stellen nachgezogen werden – und wer plant, sieht nicht, an welchem Tag die meisten Abreisen anstehen.
Spätestens am Monatsende fällt es auf: Überstunden sind nicht nachvollziehbar, Urlaub ist doppelt vergeben, und der Steuerberater fragt nach den Lohnkosten.
Was ein Dienstplan im Gastgewerbe leisten muss
Der Personalbedarf hängt an der Belegung: Viele Abreisen bedeuten viele Reinigungen in einem kurzen Zeitfenster, viele Anreisen bedeuten Betrieb am Empfang. Ein guter Plan kennt diese Tage, bevor sie kommen.
Dazu gehören Abwesenheiten, die sauber beantragt und freigegeben sind, und Arbeitszeiten, die nicht erst am Monatsende zusammengesucht werden. Nicht jeder Betrieb braucht alles – eine kleine Pension plant vielleicht nur Schichten, ein Hotel mit Team auch Stempelzeiten.
Was die Personalplanung in Vistello Lodge leistet
Dokumentierter Leistungsumfang – ohne separates Tool:
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Drei Schalter pro Unterkunft
Planung, Zeiterfassung und Lohn lassen sich unabhängig einschalten. Standardmäßig ist alles aus – kleine Betriebe nutzen nur, was sie brauchen.
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Schichten im Teamkalender
Ein Klick auf den Tag öffnet die Schicht. Wochenstunden und Überstunden stehen direkt am Plan, eine Vorschau warnt, bevor eine Schicht das Stundenkonto überzieht.
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Bedarf aus Buchungen
Housekeeping- und Empfangsbedarf ergeben sich aus offenen Reinigungen sowie An- und Abreisen. Grundlage ist die mittlere Reinigungsdauer und die Arbeitszeit bis zum nächsten Check-in.
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Reinigungen automatisch zugeordnet
Wer im Plan für Housekeeping eingeteilt ist, bekommt offene Reinigungen zugeordnet. Genehmigte Abwesenheiten werden dabei berücksichtigt.
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Urlaub mit Antrag und Freigabe
Mitarbeiter beantragen Urlaub im eigenen Profil, Vorgesetzte oder Manager geben frei. Abwesenheiten sind auch in der übergreifenden Ansicht mehrerer Häuser sichtbar.
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Stempeluhr in der Hauptanwendung
Gestempelt wird mit dem Team-Login, nicht in der Gäste-App. Die Stempelzeiten erscheinen im Dienstplan neben den geplanten Stunden.
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Mein Einsatzplan
Jeder Mitarbeiter sieht seine eigenen Schichten im Profil als Kalender – ohne Foto vom ausgedruckten Plan.
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Lohnvorbereitung für den Steuerberater
Optional: zwei Ausgabenzeilen (Löhne und Gehälter, Sozialabgaben Arbeitgeber) und ein Lohnjournal. Die eigentliche Lohnabrechnung bleibt beim Steuerberater.
- Planung, Zeiterfassung und Lohn einzeln zuschaltbar
- Bedarf aus echten Buchungen
- Mehrere Häuser, ein Team
- Im Leistungsumfang, ohne Aufpreis-Modul
Im Zusammenspiel mit Housekeeping und Finanzen
Der Dienstplan liefert, wer heute da ist – Smart Housekeeping zeigt, welche Einheit fertig ist. Die Lohnkosten aus der Lohnvorbereitung landen in denselben Finanzen wie alle anderen Ausgaben, bis zum Export für den Steuerberater.
Häufige Fragen
Ist der Dienstplan ein kostenpflichtiges Zusatzmodul?
Nein. Dienstplan, Urlaub, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung gehören zum dokumentierten Leistungsumfang von Vistello Lodge. Es gibt drei getrennte Schalter pro Unterkunft – Planung, Zeiterfassung und Lohn –, standardmäßig aus.
Wo stempeln die Mitarbeiter?
In der Hauptanwendung mit dem eigenen Team-Login, nicht in der Gäste-App. Die Stempelzeiten erscheinen im Dienstplan neben Wochenstunden und Überstunden, sobald die Zeiterfassung für die Unterkunft eingeschaltet ist.
Woher weiß der Dienstplan, wie viele Reinigungskräfte nötig sind?
Aus den Buchungen und offenen Reinigungen: Grundlage ist die mittlere Dauer abgeschlossener Reinigungen und die verfügbare Arbeitszeit bis zum nächsten Check-in. Genehmigte Abwesenheiten kürzen die Kapazität. Wer für Housekeeping eingeteilt ist, bekommt offene Reinigungen zugeordnet.
Ersetzt die Lohnvorbereitung ein Lohnprogramm?
Nein. Die Lohnvorbereitung legt zwei Ausgabenzeilen an (Löhne und Gehälter, Sozialabgaben Arbeitgeber) und erstellt ein Lohnjournal für den Steuerberater. Die eigentliche Lohnabrechnung bleibt beim Steuerberater oder im Lohnprogramm.
Dienstplan in der Demo
Wir zeigen Teamkalender, Urlaubsfreigabe, Stempeluhr und den Reinigungsbedarf an einem Wechseltag aus Ihrem Betrieb.
