Fundsachen und Versand an den Gast
Ladekabel, Sonnenbrille, Kuscheltier: erfassen, zuordnen, nachschicken – mit sauberer Rechnung und stimmigem Kassenbuch.
Zwei Tage nach der Abreise kommt die Mail: „Haben Sie mein Ladekabel gefunden?“ Das Housekeeping erinnert sich vage an Zimmer 3, die Fundkiste steht im Keller, und am Ende fragt jemand, was eigentlich auf die Rechnung kommt, wenn man das Kabel per Post nachschickt.
Wenn die Fundkiste zum Nebenjob wird
Fundsachen sind klein, kommen aber in jedem Betrieb vor – nach der Saison gleich kistenweise. Typisch ist ein Zettel am Gegenstand, ein Foto per WhatsApp an den Gast und Porto, das bar aus der Kasse geht, ohne dass es irgendwo gebucht wird.
Spätestens beim Kassenabschluss oder beim Steuerberater fällt das auf: Wofür ist die Barausgabe? Ist der Versand eine Leistung mit Umsatzsteuer? Und was passiert mit der Sonnenbrille, nach der seit Monaten niemand gefragt hat?
Was bei Fundsachen wirklich zählt
Eine Fundsache braucht drei Dinge: einen eindeutigen Bezug (welche Einheit, welcher Gast, welche Buchung), einen nachvollziehbaren Status (abgeholt, versendet, entsorgt) und eine saubere Abrechnung, wenn sie verschickt wird.
Beim Versand gilt: Verkauft wird nicht der Gegenstand, sondern die Versandleistung. Auf die Rechnung gehören also Porto und gegebenenfalls eine Bearbeitungsgebühr – nicht der Wert des Ladekabels.
Und beim Aufbewahren: Ist der Gast bekannt, gibt es keine pauschale Frist, nach der die Sache weg darf. Bei unbekannten Eigentümern richtet sich der Termin nach dem Fundrecht – ob Ihr Betrieb Fundsachen zusätzlich beim Fundbüro anzeigt, klären Sie im Einzelfall.
Was Fundsachen in Vistello Lodge leistet
Dokumentierter Leistungsumfang – ohne separates Tool:
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Schnell erfasst
Beschreibung, Fundort und Funddatum, dazu Fotos per Smartphone oder Webcam am Rezeptions-PC.
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Gast und Buchung per Suche
Buchungsnummer, Gastname oder Einheit eintippen und übernehmen. Ohne Buchung lässt sich direkt ein Gast der Unterkunft verknüpfen.
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Am Gast sichtbar
Zugeordnete Fundsachen erscheinen in den Gastdetails und an der Buchung – wer anruft, bekommt sofort eine Antwort.
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Versandrechnung nur für Porto
Porto und optional Bearbeitung, korrekter Steuersatz, eigene Rechnungsnummer. Auf der PDF steht „Versand“ mit dem Gegenstand. Die Anschrift des Gastes wird übernommen, eine andere Adresse nur auf Wunsch.
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Kasse stimmt
Barzahlung der Versandrechnung landet im Kassenbuch. Das ausgelegte Porto lässt sich mit einem Haken als Barausgabe buchen.
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Prüftermin nach Fundrecht
Bei unbekannter berechtigter Person: Sachen bis 10 € sechs Monate ab Fund, sonst sechs Monate ab Anzeige beim Fundbüro. Ist der Gast bekannt, läuft keine pauschale Frist.
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Übersicht wie gewohnt
Kennzahlen für erfasste, fällige und erledigte Fundsachen, Filter und Suche – im selben Aufbau wie Buchungen und Gäste.
- Pro Unterkunft zuschaltbar
- Im Leistungsumfang, ohne Aufpreis-Modul
- Gegenstand ist keine Erlösposition
- Kein automatisches Wegwerf-Datum
Im Zusammenspiel mit Housekeeping und Finanzen
Gefunden wird meist beim Reinigen: Mit Smart Housekeeping weiß das Team, welche Einheit wann frei wurde. Die Versandrechnung läuft durch dieselben Finanzen wie jede andere Rechnung – bis zum Export für den Steuerberater.
Häufige Fragen
Ist die Fundsachen-Verwaltung ein kostenpflichtiges Zusatzmodul?
Nein. Fundsachen gehören zum dokumentierten Leistungsumfang von Vistello Lodge. Sie schalten den Bereich pro Unterkunft zu; ohne Aktivierung bleibt das Menü schlank.
Was steht auf der Rechnung, wenn wir eine Fundsache nachschicken?
Abgerechnet werden nur Porto und optional eine Bearbeitungsgebühr, mit dem Steuersatz für sonstige Leistungen. Der Gegenstand selbst ist keine Erlösposition. Die Versandrechnung hat eine eigene Rechnungsnummer, hängt nicht an der Aufenthaltsbuchung und zeigt auf der PDF „Versand“ mit dem Gegenstand.
Wann darf eine Fundsache entsorgt werden?
Das System berechnet nur einen internen Prüftermin: bei unbekannter berechtigter Person für Sachen bis 10 € sechs Monate ab Fund, sonst sechs Monate ab Anzeige beim Fundbüro. Ist der Gast bekannt, gibt es keine pauschale Frist. Der Prüftermin ist keine automatische Entsorgungsfreigabe und keine Rechtsberatung.
Was passiert mit den Fotos der Fundsachen?
Die Fotos liegen bei der jeweiligen Unterkunft. Ist die automatische Aufbewahrung aktiv, entfernt der tägliche Löschlauf sie nach der eingestellten Frist (Standard 730 Tage).
Fundsachen in der Demo
Wir zeigen Erfassung mit Foto, Zuordnung zum Gast und die Versandrechnung mit Kassenbuchung an einem Beispiel aus Ihrem Betrieb.
